GUIDE DE GESTION DES CANTINES SCOLAIRES

Vendredi 9 Juin 2017

CONTEXTE ET JUSTIFICATION

Le Burkina Faso est un pays de l’Afrique occidentale d’une superficie de 274 220 km² situé au sud du Sahara. Sa population est estimée à 18 450 494 habitants en 2015.1 C’est une population relativement jeune avec 45,7 % de ses habitants qui ont moins de quinze (15) ans et qui croît de l’ordre de 3,1 % chaque année (PNUD, 2013). La majeure partie de la population
vit en milieu rural avec 80 % qui se consacrent de manière formelle à l’agriculture.

Aussi, 43,9% de la population vit en-dessous du seuil de pauvreté2entraînant une situation de malnutrition et d’insécurité alimentaire chronique. Selon le rapport de l’Institut International de Recherche sur les Politiques Alimentaires (IFPRI) de 2013, le Burkina Faso connaît une situation d’alerte, avec un Indice de la Faim de 22,2 le plaçant à la 65è position sur 78 pays. Il fait face à des problèmes de disponibilité et d’accès aux aliments particulièrement dans sa zone sahélienne.

Une telle situation impacte négativement l’Education qui, on le sait, joue un rôle indéniable dans l’épanouissement individuel et la transformation des sociétés. De ce fait, l’impératif de donner plein effet au droit à l’Education et de veiller à ce qu’il soit reconnu et exercé sans discrimination a conduit notre pays, en collaboration avec des partenaires, à développer des politiques sociales intégrant des programmes d’alimentation scolaire.

Ainsi, l’Etat et ses partenaires au développement, en l’occurrence le Catholic Relief Services (CRS)/CATHWEL et le Programme Alimentaire Mondial (PAM) allouent annuellement des moyens pour le fonctionnement des cantines scolaires.
Depuis 1962,le CRS/Cathwela mis en œuvre une politique d’assistance alimentaire au profit des écoles primaires du Burkina Faso.
Quant au PAM, son intervention au profit des cantines scolaires du primaire date de 2000 à travers le « Programme de Pays ».
L’Etat burkinabè alloue en moyenne vingt milliards (20 000 000 000) de F CFA par an pour le fonctionnement des cantines scolaires. Toute chose qui met en exergue l’importance qu’ilaccorde à ce volet.
De nos joursle CRS/CATHWEL intervient exclusivement dans les provinces du Bam et du Sanmatenga à travers le programme Béoog- Biiga qui est dans sa deuxième phase. De même, le PAM assiste les écoles des provinces du Séno et du Soum. Les quarante et une (41) autres provinces du pays sont entièrement couvertes par l’Etat.
Cependant, des difficultés entravent le bon fonctionnement de ces cantines. Ce sont e

des vivres. De même, les dotations couvrent à peine trois (03) mois de cours sur les neuf (09) mois de l’année scolaire.
Pour résorber ces difficultés, le conseil des ministres en sa séance du 17 février 2016 a décidé du transfert des ressources destinées aux cantines scolaires aux communes.
L’option du gouvernement de transférer la gestion des cantines scolaires aux communes participe au renforcement de la mise en œuvre de la communalisation intégrale et de la responsabilisation des communautés pour un développement à la base conformément au décret N° 2014- 931/PRES/PM/MATD/MENA/MJFPE/MESS/MEF/MFPTSS du 10 octobre 2014 , portant modalités de transfert des compétences et des ressources de l'Etat aux communes
dans le domaine de l’Education, de la Formation professionnelle et de l’Alphabétisation3.
Par ailleurs, l’objectif recherché est de permettre une gestion de proximité pour plus d’efficacité et d’efficience dans l’acquisition et la dotation des écoles en vivres. C’est donc dire que les attentes sont énormes vis-à-vis des communes dans le fonctionnement des cantines scolaires. C’est en cela également, que le transfert apparaît comme une voie à même d’amoindrir les difficultés rencontrées au niveau de la gestion centralisée des cantines scolaires.

En outre, les cantines scolaires peuvent offrir une opportunité aux producteurs et transformateurs locaux en créant une demande structurée et prévisible pour leurs produits, boostant ainsi l’économie locale. Cette approche, aussi connue sous le nom de “l’alimentation scolaire à base de produits locaux”, est identifiée par le Groupe du Millénaire contre la Faim comme étant un moyen rapide de combattre la pauvreté et la faim.
En vue d’appuyer les communes pour une gestion efficace et efficiente des cantines scolaires, le MENA a entrepris de mettre à leur disposition un guide de gestion de ces cantines.

Ce document contribuera à rassurer les différents partenaires de l’utilisation des crédits alloués à cet effet.

Il s’articule autour de quatre (04) parties :

LA MOBILISATION DES RESSOURCES
LE PROCESSUS D’ACQUISITION DES VIVRES III- LA GESTION DES STOCKS DE VIVRES

LE SUIVI-CONTRÔLE DE LA GESTION DES VIVRES

LA MOBILISATION DES RESSOURCES

Dans le cadre de la gestion des cantines scolaires, des ressources sont nécessaires en vue d’atteindre les objectifs escomptés. Il s’agit essentiellement des ressources humaines, financières et matérielles.

1.1- Les ressources humaines

3 Abroge le décret 2009 –106 du 3 mars 2009 portant transfert des compétences et de ressources de l’Etat aux communes dans les domaines du préscolaire, de l’enseignement primaire et de l’alphabétisation

La commune doit travailler en étroite collaboration avec la CEB, l’école, les COGES, les APE/AME. Elle doit assurer la prise en charge du gardien et des cantinières. La commune peut faire recours à toute compétence au niveau communal pour le bon fonctionnement des cantines scolaires.

1.2- Les ressources financières

Les ressources financières nécessaires pour le fonctionnement des cantines scolaires peuvent provenir de diverses sources. Il y a les fonds propres mobilisés par la commune, les financements des partenaires et les appuis budgétaires de l’Etat.

A-1 .Le financement de l’Etat

Avec le transfert de la gestion des vivres, les communes bénéficient d’une allocation budgétaire. Au regard des besoins croissants et de la modicité de l’enveloppe financière allouée à cet effet, il appartient aux communes de développer des initiatives pour mobiliser les moyens nécessaires car l’amélioration des indicateurs de l’éducation voire du développement des communes en dépend.

A-2. Les fonds propres de la commune

Les communes doivent, sur fonds propres, financer la cantine scolaire. A cet effet, elles doivent développer des initiatives au niveau local pour mobiliser des ressources pour le fonctionnement des cantines. Les maires étant des leaders d’opinion, c’est donc de leur responsabilité de travailler avec l’ensemble des acteurs pour y arriver.

A-3. Les financements des partenaires

Les premières ressources pour le fonctionnement des cantines scolaires doivent être l’apport des communautés à travers la cantine endogène.Par ailleurs, les ressources peuvent provenir des partenaires au développement (associations ou ONG, coopération décentralisée, jumelages…) pour financer les cantines, afin d’offrir aux enfants des écoles de leurs communes des repas tout au long de l’année scolaire.

A. Les ressources matérielles

Il est important que la commune veille à ce que certaines conditions soient réunies au niveau des écoles. Il s’agit principalement des infrastructures et du matériel.

B-1. Les infrastructures :

Le magasin

Pour le stockage des denrées alimentaires, il est important que l’école dispose d’un magasin respectant les normes en vigueur4 , réunissant les mesures de sécurité requises, entre autres :

4 Arrêté N° 2013?118 MENA/SG du 31 décembre 2013 portant adoption du manuel des normes éducatives du primaire et du non formel

des portes et fenêtres en bon état ;
un magasin aéré ;
une toiture en bon état ;
une absence de trous (à l’intérieur comme à l’extérieur) ;
une absence d’herbes aux alentours ;
des serrures pour les portes ;
des grilles de protection ;
des trous d’aération ;
un gardien.

· La cuisine

L’école doit disposer d’une cuisine bien construite avec des ouvertures et une toiture en bon état. Elle doit être séparée du magasin.
La cuisine doit être tenue par des cantinières majeures qui respectent scrupuleusement les règles d’hygiène corporelle, vestimentaire et alimentaire.

Il est strictement interdit de préparer à l’air libre.

Les points d’eau potable

L’école doit avoir accès à de l’eau potable (forage, puits, adduction d’eau, …). L’eau utilisée doit toujours être potable.
La mutualisation des infrastructures (magasin, cuisine, point d’eau) et l’engagement des communautés peuvent résoudre le manque ou l’insuffisance de ces infrastructures.

B- 2. Le matériel :

Les ustensiles de cuisine

Les marmites, les plats et autres ustensiles de cuisine doivent être adaptés. Les cuisinières doivent veiller à leur propreté garantissant ainsi l’hygiène dans la préparation.

· Les combustibles

Les différents combustibles peuvent être utilisés. Leur acquisition est fonction de la capacité des communautés éducatives (APE/AME, COGES, ou autres intervenants). Cependant, leur utilisation doit requérir un minimum de sécurité (le gaz butane) et de respect de l’environnement (foyer amélioré pour le bois de chauffe, bio- digesteur, gaz butane).

· Les dispositifs de lavage de mains

L’école doit disposer ou mettre en place des dispositifs de lavage de mains pratiques et de moindre coût pour permettre à tous les élèves de se laver systématiquement les mains au savon

avant de prendre leur repas à la cantine scolaire. Pour ce faire, le modèle de lave-mains
« TippyTap » qui est facile à utiliser, économique et qui peut être fait à base de matériaux locaux, est conseillé à toutes les écoles.

II. LE PROCESSUS D’ACQUISITION DES VIVRES

Le processus d’acquisition des vivres s’entend par toutes les activités à mettre en œuvre pour acquérir et rendre disponibles les vivres.
Il ne déroge pas à la règlementation en vigueur en matière de commande publique et est encadré par un nombre important de textes dont la loi N° 039-2016 /AN portant règlementation générale de la commande publique et son décret d’application n°2017- 0049/PRES/PM/MINEFID du 1er février 2017 portant procédures de passation, d’exécution et
de règlement des marchés publics et des délégations de service public. Ce processus est organisé autour des points suivants :

le choix des denrées ;
le choix du type de marché ;
la détermination des quantités de vivres à commander ;
la répartition des vivres par école ;
la livraison des vivres ;
la réception des vivres.

2.1- Choix et critères des denrées

Avant d’entamer le processus d’acquisition des denrées alimentaires, le conseil municipal, en collaboration avec les COGES, les CEB et toute autre structure compétente dans le domaine, doit effectuer le choix et définir les critères des denrées.

Ce choix doit prendre en compte les considérations suivantes :

les habitudes alimentaires locales ;
les conditions sanitaires particulières (carences en micronutriments, incidence sur l’apprentissage, besoin de produits enrichis) ;
la composition nutritionnelle équilibrée ou attrait gustatif ;
le coût ;
la disponibilité actuelle et future ;
le travail et le temps nécessaire de cuisson;
l’économie de combustible et d’eau ;
les conditions de conservation.

Pour l’évaluation des montants destinés à l’acquisition et à la livraison des vivres, les ratios suivants doivent être respectes :

céréales (riz): 67 % ;
légumineuses (haricot) : 16% ;
oléagineux (huile) : 17% ;

Exceptionnellement, pour l’année 2017, les choix opérés par le MENA concernent le riz (céréale), le haricot local ou niébé (légumineuse) et l’huile végétale enrichie en vitamine A pour toutes les communes. Tout choix de denrée alimentaire doit s’effectuer avec l’accompagnement d’un nutritionniste ou d’une structure compétente en la matière. Autrement, cela pourrait avoir une conséquence négative à court ou long terme sur la santé des enfants.

A titre d’exemple

Montant total allouéà la commune (en FCFA) : 100 000 000 ;
Montant alloué au riz (en FCFA) : 100 000 000 X 67% = 67 000 000 ;
Montant alloué au haricot (en FCFA): 100 000 000 X 16% =16 000 000 ;
Montant alloué à l’huile (en FCFA) : 100 000 000 X 17% = 17 000 000.

2.2- Détermination des quantités par denrée à acquérir :

Nombre de sacs de riz de 50kg = montant alloué divisé par prix unitaire ;
Nombre de sacs de haricot de 50kg = montant alloué divisé par prix unitaire ;
Nombre de bidons d’huile de 20 litres = montant alloué divisé par prix unitaire.

Les prix unitaires utilisés dans la planification du MENA pour le transfert des fonds aux communes sont consignés dans le tableau ci-dessous. Toutefois, ces coûts seront fonction des réalités des différentes communes, tout en respectant la mercuriale des prix y afférents.

Désignation	Riz sac/50 kg	Haricot sac/50 kg	Huile bidon /20 litres
Prix unitaire	21 000 HTVA	22 000 HTVA	19 000 TTC

Les quantités obtenues sont celles à mentionner dans leDossier d’Appel à Concurrence(DAC) ou la convention pour acquisition et livraison sur sites.

2.3- Choix du type de marché

Les différents types de passation des marchés sont encadrés par le Décret N° 2017 - 0049
/PRES/PM/MINEFID du 1er février 2017, portant procédure de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics et des délégations de service public. Les différentes procédures peuvent être utilisées pour l’acquisition des vivres à condition qu’elles obéissent aux règles édictées par le décret. En guise de référence, voir le dossier type d’appel à concurrence.
Toutefois, au regard de la spécificité des cantines scolaires et dans le souci de servir les écoles en vivres dans des délais raisonnables, une convention à travers un accord-cadre pourrait être adoptée.

La convention

Dans le cadre de l’acquisition des vivres pour les cantines scolaires, la mairie peut conclure une convention (annuelle ou pluriannuelle) avec une association de producteurs locaux (exemple : UNPR-B) ou une structure compétente dans le domaine des vivres comme la SONAGESS. Cette option exige une autorisation préalable du conseil municipal ou l’organe délibérant après avis de la structure chargée du contrôle a priori (contrôle des marchés et des engagements financiers).

2.4- Passage des vivres dans le magasin de transit

Le magasin de transit est à la charge du fournisseur tel que mentionné dans le DAC. Il doit répondre aux normes règlementaires pour le stockage de denrées alimentaires : propre, être traité avant d’y entreposer les vivres, déposer les vivres sur des palettes mais à défaut des palettes de fortune, requérir l’avis de l’expert.
Les vivres doivent être bien classés afin de permettre le décompte par la commission de réception, le traitement par le fournisseur et les vérifications du cabinet d’expertise agroalimentaire. Il est à noter que c’est à ce niveau que l’expert effectue des prélèvements d’échantillon de chaque denrée pour analyser et vérifier la régularité des quantités et la qualité conformément au DAC.

2.5- L’expertise agroalimentaire

Le recrutement d’un cabinet d’expertise aux fins de surveiller les livraisons, vérifier les quantités et la qualité des denrées est obligatoire. Le respect des recommandations du cabinet d’expertise agroalimentaire permettrait aux conseils municipaux d’éviter toute difficulté d’ordre socio-politique voire judiciaire liée aux questions de qualité et de quantité des vivres des cantines scolaires.
Compte tenu de la vulnérabilité des élèves et dans le souci de leur servir des vivres sains, le rapport d’expertise est une condition sine qua non pour que des vivres soient mis à la disposition d’une cantine scolaire. De ce fait, l’expertise se fera dans les magasins de transit et sera assurée par des cabinets recrutés par le MENA.

2.6- La réception des vivres

Une commission de réception, conformément à la règlementation en vigueur, procèdera au constat des vivres au niveau du magasin de transit sur la base du rapport d’expertise confirmant la quantité et la qualité des vivres. Un procès-verbal de constat sera dressé à cet effet. Sans ce rapport toute réception serait nulle. En conséquence, les vivres ne doivent pas être envoyés dans une école.
Le procès-verbal de réception doit être complété par les bordereaux de livraison sur sites (écoles) en vue du paiement.
La commune devra veiller à ce que les vivres expertisés soient acheminés par le fournisseur dans les écoles dans de bonnes conditions et dans les délais requis.

2.7- Le processus d’acheminement des vivres dans les écoles

L’acheminement des vivres dans les écoles nécessite l’élaboration de l’état de répartition des vivres aux écoles, l’établissement des bordereaux de livraison(BL) pour chaque école et le dépôt des vivres dans les écoles.

a) L’élaboration de l’état de répartition des vivres aux écoles

Pour évaluer les quantités de denrées par école, les éléments suivants sont à considérer :

riz = 75% du poids total des denrées ;
haricot = 17,5% ;

- l’huile = 7,5% ;

les effectifs de chaque école.

Pour obtenir les quantités par denrée et par école, on applique la formule suivante :

Quantité par école et par denrée = stock total par denrée divisé par effectif de la commune et multiplié par effectif de l’école.

Cet état est élaboré par les CEB sur la base du stock acquis. Il doit être disponible et communiqué au conseil municipal, aux structures déconcentrées du MENA et aux écoles bénéficiaires avant le début des opérations de livraison.

b) L’établissement des bordereaux de livraison (BL)

La livraison des vivres dans les écoles s’effectue avec un BL. Ce BL est établi par le fournisseur suivant un modèle (en annexe). Les BL sont en 3 feuillets dont un reste à l’école, un à la circonscription d’éducation de base (CEB) dont relève l’école et l’original pour la liquidation.
Le volet qui revient à la CEB servira pour la collecte des données statistiques et le suivi contrôle de la gestion des vivres dans ces écoles.

c) Le dépôt des vivres dans les écoles

Le transport est à la charge du fournisseur conformément au DAC. Il lui appartient d’assurer cette obligation contractuelle. Après s’être assuré de l’identité de l’école destinataire, le BL doit être signé par deux personnes au moins. Habituellement, il s’agit du directeur de l’école ou son représentant et d’un membre du bureau des parents d’élèves. Chaque signataire mentionne la date et lieu de la livraison, le nom, et prénom(s) et le contact. Ceux-ci portent des observations sur le BL s’il y a lieu.
Il faut préciser que les vivres ne doivent pas être réceptionnés au-delà de 17heures.

III. LA GESTION DES STOCKS DE VIVRES

Un stock peut se définir comme la constitution d’une réserve destinée à satisfaire un besoin ultérieur.
Le premierresponsable de la gestion des vivres à l’école est le directeur. Il veillera, en collaboration avec ses collègues et l’APE/COGES, à planifier, organiser et suivre la gestion des stocks afin de maintenir leur qualité et d’éviter les pertes.
Les vivres sont des denrées périssables, leur stockage doit être approprié. Afin de permettre leur conservation en qualité et en quantité, les précautions suivantes doivent être prises :

disposer d’un magasin en bon état et sécurisé;
assurer régulièrement sa propreté ;
déposer les vivres sur des palettes (un plan élevé) ;
éviter d’entreposer des produits toxiques dans le magasin ;
exiger la propreté à toute personne appelée à manipuler les vivres ;
surveiller régulièrement les stocks ;
tenir à jour les documents de gestion.

IV. LE SUIVI-CONTRÔLE DE LA GESTION DES VIVRES

Le système de suivi-contrôle doit permettre de collecter, d’analyser et de communiquer à l’ensemble des acteurs impliqués les informations relatives à l’exécution des activités afin de faciliter la prise de décision.

Missions et rôle du contrôleur

La mission du contrôleur consiste à :

accompagner les communautés locales en vue de la fonctionnalité de la cantine scolaire ;
aider les bénéficiaires des vivres à une bonne gestion et de contribuer à la sensibilisation des parents d’élèves à la pratique de la cantine endogène ;
favoriser une participation des communautés locales au fonctionnement des cantines scolaires à travers l’auto prise en charge alimentaire.

Par ailleurs, toute mission du contrôleur doit faire l’objet d’un rapport écrit à transmettre à sa hiérarchie. Confère outils de suivi-contrôle joints en annexe.
Le suivi-contrôle de la gestion des cantines s’effectue à plusieurs niveaux : CEB, communal, provincial, régional et central.

4.1- Niveau CEB

Le contrôleur des cantines est chargé de la supervision des écoles relevant de la circonscription dans le cadre de la gestion des cantines scolaires. Il suit et contrôle régulièrement les activités des cantines scolaires dans les écoles. Chaque école dotée doit être visitée au moins une fois par trimestre.
Il rend compte régulièrement au Chef de la circonscription d’éducation de base et par voie hiérarchique à la mairie, à la DPENA, à la DRENA et à la Direction en charge des cantines scolaires au niveau central.
Il est également chargé de recevoir les outils de collecte des données venant des écoles de la CEB, de les vérifier soigneusement, de faire une synthèse et de les transmettre à temps pour acheminement.

4.2- Au niveau communal

Depuis la mise en œuvre du transfert des ressources et des compétences de l’éducation aux communes, les structures éducatives sont sous la charge des communes. Le Maire et le conseil municipal sont les premiers responsables de la gestion des vivres de leurs communes. Par conséquent ils sont chargés du suivi de la gestion des cantines scolaires. Le maire ou toute autre personne désignée par lui, peut effectuer des missions de suivi.

4.3- Au niveau provincial

Le contrôleur provincial des cantines est chargé de la supervision des écoles de la province.
Il suit et contrôle régulièrement les activités des cantines scolaires dans les écoles.

Il rend compte régulièrement au directeur provincial et à la direction en charge des cantines scolaires au niveau central. Il est également chargé de recevoir les outils de collecte des données venant des CEB, de les vérifier soigneusement, de faire une synthèse et de la transmettre au niveau central dans les délais requis.

4.4- Au niveau régional

Certes, dans le mécanisme du suivi-contrôle, il n’y a pas de contrôleur régional mais la Direction Régionale peut effectuer des missions de suivi-contrôle dans les écoles relevant de son ressort administratif.

4.5- Au niveau central

Le suivi- contrôle est assuré par la DAMSSE. Pour ce faire, des sorties régulières seront effectuées.
La DAMSSE suit l’exécution de l’ensemble des activités sur la gestion des cantines scolaires au niveau des écoles, CEB, provincial et régional.
En cas de malversation avérée c’est-à-dire l’utilisation des vivres à des fins non autorisées, les auteurs des forfaits doivent rembourser la valeur des vivres suite à la procédure de réclamation dressée par le contrôleur de la CEB nonobstant les sanctions administratives et pénales prévues en la matière.

Conclusion

En dépit des efforts considérables consentis par l’Etat et ses partenaires au développement, pour pourvoir les cantines des écoles en vivres, les besoins sont loin d’être satisfaits. Les dotations ne couvrent pas toute l’année scolaire et doivent être complétées par la cantine endogène.
Le transfert de la gestion des vivres des cantines scolaires aux communes est une alternative pour amoindrir les désagréments liés à la gestion centralisée des vivres au profit des écoles primaires.
Cependant, sa mise en œuvre requiert le respect des principes et des règles rigoureuses qui fixent les obligations de chaque partie, afin d’éviter les conséquences préjudiciables aux bénéficiaires.
L’engagement des maires et des conseils municipaux en premier, des acteurs de l’éducation au niveau déconcentré et décentralisé, des partenaires techniques et financiers, des partenaires sociaux de l’éducation, des communautés et de la population toute entière est une condition sine qua non pour une réussite de la gestion des cantines scolaires.

De ce fait, les manquements et autres pratiques malsaines à la mise en œuvre efficace et efficiente doivent être dénoncés et sanctionnés conformément aux textes en vigueur.

Ce transfert constitue un élément catalyseur pour la promotion et la pérennisation de la cantine endogène en ce sens qu’il exhorte les communautés à rechercher elles-mêmes des mesures palliatives à l’insuffisance de la dotation en vue de couvrir toute l’année scolaire.
Des actions de sensibilisation doivent être entreprises à tous les niveaux afin d’obtenir l’adhésion et l’engagement de nos communautés pour relever le défi des cantines endogènes. C’est en cela qu’il faut encourager l’organisation de foras sur ce thème.
ntre autres la gestion centralisée et la lourdeur des procédures d’acquisition, de transport et de stockage

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